Privacybeleid

Inleiding

Scouting Nootdorp moet zich houden aan de AVG. Dat betekent dat wij:

  • Alleen persoonsgegevens mogen verwerken met een geldige grondslag (zoals toestemming of wettelijke verplichting)
  • Transparant moeten zijn over wat we met gegevens doen (via een privacyverklaring of -beleid)
  • Maatregelen moeten treffen om gegevens goed te beveiligen
  • Rechten van betrokkenen moeten respecteren (zoals inzage, correctie en verwijdering)

Wij vinden privacy belangrijk en hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe we deze beveiligen en welke rechten je hebt.

Scouting Nootdorp maakt gebruik van het landelijke ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland, Scouts Online. Daarop is het privacy statement van Scouting Nederland van toepassing. Dit beleid is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Welke gegevens verzamelen wij en waarom?

Wij verwerken (persoons)gegevens van leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en andere betrokkenen, waaronder:

  • Voor- en achternaam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
  • Gezondheidsinformatie (indien noodzakelijk, zie ‘inschrijving kampen en evenementen’)
  • Foto’s en video’s van activiteiten (indien toestemming gegeven is via Scouts OnLine)
  • Gegevens m.b.t. inschrijvingen voor kampen en evenementen
  • IP adressen (bij bezoek van onze website)

Bij de aanmelding voor de wachtlijst en/of inschrijving bij de groep worden alleen de noodzakelijke gegevens gevraagd. In Scouts OnLine kunnen leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en andere betrokkenen zelf hun eigen aanvullende gegevens aanpassen. Zo kunnen zij hierin zelf toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal.

Persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • Lidmaatschapsadministratie
    Inschrijving wordt gedaan via een inschrijfformulier. Deze gegevens worden bewaard in Scouts Online. Enkel de ledenadministratie (gegevensbeheerder/secretaris) en de speltakleiding hebben inzicht in deze gegevens.
  • Communicatie over activiteiten
    In de meeste gevallen zal de communicatie over activiteiten verlopen via WhatsApp en email.
  • Aansprakelijkheid en verzekeringen
    Gegevens in Scouts Online zijn nodig voor de verzekeringen die we afgesloten hebben via Scouting Nederland.
  • Beelden en social media
    We delen graag (bewegend) beeld van onze activiteiten via Social Media. In principe doen we dat in een besloten omgeving van Instagram, Twitter/X, Facebook, WhatApp en dergelijke.
    Soms publiceren we ook beeldmateriaal op open omgevingen, zoals deze website of onze algemene social media accounts.
    Toestemming hiervoor wordt gevraagd tijdens inschrijving. U kunt altijd uw bezwaren aan speltakleiding of bestuur kenbaar maken.
  • Organisatie van kampen en evenementen
    Voor evenementen of kampen is vaak aanvullende informatie nodig. Deze informatie wordt in het algemeen verzameld via email.

Verwerking van medische gegevens

Medische gegevens (zoals allergieën, medicatie, dieetwensen) worden alleen verzameld, indien nodig, voor de veiligheid. Ouders/verzorgers en leden kunnen deze gegevens schriftelijk delen via het gezondheidsformulier. De gegevens zijn enkel inzichtelijk voor eigen speltakleiding.

Voor kampen en evenementen worden gezondheidsformulieren gevraagd. Hierin staan medische gegevens, informatie over de zorgverzekering en bijvoorbeeld zwemdiploma’s. Deze gegevens zijn nodig om een veilig evenement of kamp te organiseren. Deze gegevens worden aan het einde van het seizoen vernietigd.

Beveiliging

Scouting Nootdorp heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.

Onze primaire verwerking vindt plaats binnen clouddiensten van Microsoft. Gevoelige gegevens zijn afgeschermd en alleen toegankelijk voor personen met bepaalde rechten. Het bestuur is verantwoordelijk voor inrichting en onderhoud van deze omgevingen en het toewijzen en toepassen van passende rechten.
Daarnaast zorgt de ledenadministratie voor de juiste verwerking in Scouts OnLine voor alle leden en vrijwilligers. In Scouts OnLine wordt gewerkt met rollen en rechten, zodat onze vrijwilligers alleen gegevens kunnen inzien die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taken.

Cookies/website

Bij bezoek en gebruik van onze website maken we gebruik van een sessiecookie. Dit cookie bevat geen identificerende informatie en wordt verwijderd zodra je de website van Scouting Nootdorp verlaat.

You may choose to prevent this website from aggregating and analyzing the actions you take here. Doing so will protect your privacy, but will also prevent the owner from learning from your actions and creating a better experience for you and other users.

Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk, en conform wettelijke bepalingen.

De gegevens van oud-leden worden, conform het privacybeleid van Scouting Nederland, na twee jaar ontoegankelijk gemaakt. Zes maanden na uitschrijving worden aanvullende lidgegevens verwijderd. Meer informatie hierover kunt u vinden in het privacybeleid van Scouting Nederland.

Huurcontracten e.d. worden 7 jaar bewaard.

Verstrekking aan derden

Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien noodzakelijk (bijv. Scouting Nederland) of wettelijk verplicht. Er worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

  • Persoonsgegevens in te zien
  • Deze te corrigeren of te laten verwijderen
  • Bezwaar te maken tegen verwerking
  • Verwerking te laten beperken

Om dit recht uit te oefenen kun je een bericht achterlaten op ons contactformulier.

Contactgegevens

Voor vragen over dit beleid kun je terecht bij het bestuur via ons contactformulier.